学校在教学、科研、党政管理及社会交往中形成的、便于保管的、有珍藏和利用价值的特定物质实体为载体的物品属实物档案。

一、归档范围

1、省、市级以上领导、国内外知名人士给学校的题词、字画；

2、学校、各部门或个人受到上级领导机关各种表彰获得的各种奖状、奖品和证书；

3、学校或个人参加国内外交流、交往中对方馈赠的纪念品、礼品；

4、学校接待和组织的各种重大纪念、庆祝活动中，外单位或中外校及其他人赠送的礼品、纪念品；

5、反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书、学位证书、校徽、纪念章等；

6、学校及各部门不同时期的印章；

7、其他按规定交给学校保管的礼品、纪念品等实物。

二、实物档案的管理、归档办法

1、凡能够全面反映学校我真实历史面貌、有保存和利用价值的实物档案，由档案馆实行集中统一管理，应专库、专柜保管，任何部门或个人不得拒绝归档，更不能据为己有。

2、实物库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。要做好防虫、防锈蚀的技术保护。要特别注意防火、防盗，确保实物档案的安全。

3、归档的实物档案必须要有相应的文字说明。

4、实物档案一般不外借使用，特殊需要时，须经分管领导或校办主任批准后，才能借出。

5、借出的实物档案，责任人应负责妥善保管，不得污损、遗失，造成损失者，按《中华人民共和国档案法》第二十四条予以处罚。

6、各部门或个人在收到实物后一个月内移交档案馆保存。

7、在学校各种重大活动中接收或形成的礼品、纪念品，在活动结束后一个月内交档案馆保存。