2008年9月8日下午3时，在行政楼一楼会议室召开全院专兼职档案人员工作会议，会议由院办主任夏拥华主持,许祥云副院长参加了会议并作了重要讲话。
   档案馆舒慧珍副馆长汇报了上半年的档案工作。对文件材料的收集、归档文件的质量以及归档时间再次明确了要求。
   分管档案工作的吴震林副主任代表院办讲话，首先对全体专兼职档案人员的工作予以充分肯定，希望全体档案工作人员一如既往的做好档案工作，用对历史高度负责的精神保存好学院的档案。
   许祥云副院长代表学院对我院率先成为全省高校中达到档案规范化管理的省一级单位给予了高度评价。指出该成绩的取得主要是学院领导的高度重视和全院专兼职档案人员的积极努力。并结合自身体会，畅谈档案工作的重要性、搞好档案工作的重大意义。根据档案工作的基本任务，对档案管理的八个环节做了诠释。要求档案人员提高业务水平和素质，服务要创新。对档案的保管提出了“以防为主、防治结合，加强重点、照顾一般，自力更生、勤俭节约，立足长远、保证当前。”就如何加快档案馆信息化建设的步伐提出了自己的看法，指出信息化建设是档案馆的必由之路。
   这次会议的召开，进一步提高了全院专兼职档案人员的档案意识，对保证文件材料收集齐全、完整具有积极意义。丰富档案内涵，充分利用档案信息资源更好的为学院各项工作服务。